A A A

TINKY WINKY > 85/Inf./2014 Usługi Doradcy technicznego i Inżyniera kontraktu do projektu Dolnośląskie e-Zdrowie etap 3 - Elektroniczna Dokumentacja Medyczna > Wyjaśnienia, modyfikacja SIWZ oraz zmiana terminu składania i otwarcia ofert

Wrocław 25.11.2014r.

 

 

WYJAŚNIENIE I MODYFIKACJA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

 

dotyczy: przetargu nieograniczonego na usługi Doradcy technicznego i Inżyniera kontraktu do projektu Dolnośląskie e-Zdrowie etap 3 – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna, znak sprawy 85/Inf./2014

  

Zamawiający 4 Wojskowy Szpital Kliniczny z Polikliniką SP ZOZ we Wrocławiu działając na podstawie art. 38 ust. 1, 2, 4 i 6 ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.) – dalej PZP, informuje, że wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia dotyczące ww. postępowania: 

 

Pytanie nr 1

W nawiązaniu do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na usługi Doradcy technicznego i Inżyniera kontraktu do projektu Dolnośląskie e-Zdrowie etap 3 – Elektroniczna Dokumentacja Medyczna wnoszę o udostępnienie informacji publicznej – informacji o szacunkowej wartości przedmiotowego zamówienia poprzez udostępnienie protokołu z niniejszego postępowania.

Odpowiedź na pytanie nr 1:

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów (Dz.U. z 2010r. Nr 223 poz. 1458) w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – wartość zamówienia można podać do publicznej wiadomości po otwarciu ofert.

 

Pytanie nr 2

Zgodnie z zapisami ROZDZIAŁ III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW:

„Pakiet nr 2

2) Posiada wiedzę i doświadczenie zapewniającą wykonanie zamówienia t.j. w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej:

a        min. 1 projekt wdrożeniowy w zakresie systemów informatycznych w służbie zdrowia zakończone sukcesem, powyżej 500.000 zł.,

b        min. 2 usługi, każda polegająca na pełnieniu funkcji Inżyniera kontraktu / inwestora zastępczego / Jednostki Realizującej Projekt / innej formy organizacyjnej której zadaniem było nadzorowanie realizacji złożonego przedsięwzięcia inwestycyjnego realizowanego na rzecz podmiotu publicznego przez inne jednostki gospodarcze, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej. Wartość każdego nadzorowanego przedsięwzięcia wynosiła min. 3 mln zł.”

 

Zacytowane wymagania dotyczą Pakietu nr 2, czyli usług Inżyniera Kontraktu. Inżynier kontraktu zgodnie z zapisami Rozdziału V SIWZ, nie jest wykonawcą wdrożenia systemu informatycznego, tylko zarządza, koordynuje, rozlicza i monitoruje realizację projektu wdrożeniowego w zakresie systemów informatycznych.

Pragniemy podkreślić, iż zgodnie z art. 22 ust. 4. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2013, poz. 907 z późn. zm.) opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. Co potwierdza orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 4.06.2013 r., sygn. akt KIO 1126/13, KIO 1128/12, KIO 1132/13, KIO 1133/13: Proporcjonalność do przedmiotu zamówienia, o której mowa w art. 22 ust. 4 p.z.p., może być rozpatrywana w dwóch aspektach - proporcjonalności w sensie słownikowym i matematycznym, czyli określonego stosunku części do całości lub stosunku do jakiejś wielkości, jak też proporcjonalności w znaczeniu adekwatności (zasady proporcjonalności).  Podobne stanowisko Krajowa Izba Odwoławcza zajęła w orzeczeniu z dnia 21.04.2009 r., sygn. akt KIO/UZP 434/09: warunki udziału w postępowaniu winny być formułowane w sposób odpowiadający wielkości, charakterowi, złożoności oraz rodzajowi przedmiotu zamówienia objętego postępowaniem.

Stąd też wnosimy o wykreślenie lub modyfikację warunku „min. 1 projekt wdrożeniowy w zakresie systemów informatycznych w służbie zdrowia zakończone sukcesem, powyżej 500.000 zł”.

Odpowiedź na pytanie nr 2:

W odpowiedzi Zamawiający modyfikuje zapis pkt. III.3.2) ogłoszenia ,,Wiedza i doświadczenie” oraz Rozdziału III pkt.2 ppkt. 2) SIWZ poprzez wykreślenie jego dotychczasowej treści i zastąpienie go zapisem o następującej treści:

 

,,2) Posiada wiedzę i doświadczenie zapewniającą wykonanie zamówienia t.j. w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej 2 usługi, każda polegająca na pełnieniu funkcji Inżyniera kontraktu / inwestora zastępczego / Jednostki Realizującej Projekt / innej formy organizacyjnej której zadaniem było nadzorowanie realizacji złożonego przedsięwzięcia inwestycyjnego realizowanego na rzecz podmiotu publicznego przez inne jednostki gospodarcze, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej lub Funduszu Spójności lub innych funduszy, programów krajowych, środków publicznych, lub bezzwrotnych środków pomocowych państw członkowskich Europejskiego porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) Wartość każdego nadzorowanego przedsięwzięcia wynosiła min. 3 mln zł.”

 

Ocena spełniania ww. warunku dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach wyszczególnionych w ROZDZIALE IV PKT 1 SIWZ według formuły ,,spełnia - nie spełnia.”

 

Pytanie nr 3

Czy jedna osoba wskazana przez Wykonawcę może pełnić więcej niż jedną funkcję?

Odpowiedź na pytanie nr 3:

Zamawiający dopuszcza możliwość pełnienia max. 2 wskazanych funkcji przez jedną osobę, pod warunkiem, że spełnia ona wszystkie wymagania obowiązujące dla obu funkcji.

 

Pytanie nr 4

Dotyczy oceny ofert w ramach Pakietu nr 2 - Punkty za czas stawienia się w siedzibie Zamawiającego lub Partnera na jego wezwanie (min. 1 dzień – maksymalnie 5 dni), Rozdział VII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFRT I SPOSÓB DOKONYWANIA ICH OCENY.

W ramach ww. kryterium na 13 stronie SIWZ Zmawiający określił progi czasu stawienia się w siedzibie Zamawiającego lub Partnera na jego wezwanie: min. 1 dzień – maksymalnie 5 dni. Natomiast w załączniku nr 2b w §8. Ogólne warunki realizacji przedmiotu umowy i obowiązki Wykonawcy:

„14. Na każde życzenie Zamawiającego lub Partnerów, Eksperci wskazani w ofercie i zespół ekspertów uzupełniających zaakceptowany przez Zamawiającego będą świadczyć swoje usługi/prace w siedzibie Zamawiającego lub Partnerów lub w innym miejscu na terenie województwa dolnośląskiego wskazanym pisemnie przez Zamawiającego. Ekspert zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego lub Partnera na jego wezwanie w terminie do … (nie dłuższym niż 4 dni).”

Prosimy o wyjaśnienie rozbieżności w zakresie maksymalnego czasu stawienia się w siedzibie Zmawiającego lub jego Partnera na jego wezwanie. Ponadto wnioskujemy o zmianę zapisu z „dni” na „dni robocze”. Zmiana ta pozwoli na uniknięcie nieporozumień w trakcie realizacji usługi. Przykładowo bowiem, jeśli Wykonawca zadeklaruje 1 dzień na stawienia się w siedzibie Zmawiającego lub jego Partnera, to w przypadku gdy otrzyma wezwanie w piątek, będzie zobowiązany stawić się we wskazane miejsce w sobotę.

Ponadto pragniemy zauważyć, iż kryterium to może faworyzować wykonawców z województwa dolnośląskiego, bowiem ze względu na mniejszą odległość pomiędzy siedzibami ich firm a siedzibami Zamawiającego lub Partnera mogą oni zaproponować minimalny okres realizacji (1 dzień). Natomiast wykonawcy spoza obszaru województwa dolnośląskiego mogą nie mieć możliwości dojazdu do siedzib Zamawiającego lub Partnera w tak krótkim czasie. W związku z tym, czy Zamawiający byłby skłonny wydłużyć minimalny czas stawienia się do 2 dni?

Odpowiedź na pytanie nr 4:

Zamawiający modyfikuje zapis §8 pkt. 14 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2b do SIWZ, który otrzymuje nową, następującą treść:

 

,,14. Na każde życzenie Zamawiającego lub Partnerów, Eksperci wskazani w ofercie i zespół ekspertów uzupełniających zaakceptowany przez Zamawiającego będą świadczyć swoje usługi/prace w siedzibie Zamawiającego lub Partnerów lub w innym miejscu na terenie województwa dolnośląskiego wskazanym pisemnie przez Zamawiającego. Ekspert zobowiązany jest do stawienia się w siedzibie Zamawiającego lub Partnera na jego wezwanie w terminie do … (nie dłuższym niż 5 dni).”

 

Pytanie nr 5

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Zamawiający oczekuje opracowania założeń technicznych projektu na które składają się Raporty; wstępny, okresowy i końcowy.

a.       Co Zamawiający rozumie przez założenia techniczne dla raportów?

Odpowiedź na pytanie nr 5:

Raporty to dokumenty w których Wykonawca składa relację Zamawiającemu z wykonanych przez siebie działań; w danym okresie, w ramach wykonywania przedmiotu zamówienia. Zakres poszczególnych raportów określa umowa. Zamawiający  nie oczekuje opracowania „założeń technicznych dla raportów”.

 

Pytanie nr 6

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Zamawiający oczekuje od Wykonawcy w pkt. c) przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym niezbędnej dokumentacji przetargowej do postępowań o zamówienia publiczne na wyłonienie wykonawców dostaw sprzętu informatycznego i oprogramowania, w tym SIWZ/zapytań ofertowych, opisów przedmiotu zamówienia i dokumentacji technicznej;

a.       Co powinno znaleźć wg Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia a co w dokumentacji technicznej?

b.      Czy dokumentacja przetargowa, jaką ma opracować Wykonawca, dotyczy 4 postepowań dla 4 podmiotów objętych projektem, czyli należy opracować 4 SIWZ, 4 OPZ, czy dotyczy opracowania 1 SIWZ i 1 OPZ dla jednego postępowania dla 4 podmiotów?

 

Odpowiedź na pytanie nr 6:

Opis przedmiotu zamówienia jest pojęciem szerszym i obejmuje zarówno dane techniczne (zawarte w dokumentacji technicznej) elementów objętych dostawą jak i inne wymagania np. organizacyjne, harmonogramy dostaw, wymagania porządkowe dot. odbiorów itp.

Wykonawca jest odpowiedzialny za optymalne rozplanowanie postępowań. Ilość Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia  i Opisów Przedmiotów Zamówienia wynika z ilości postępowań.

 

Pytanie nr 7

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Zamawiający oczekuje od Wykonawcy w pkt. e) monitorowanie prac realizowanych w ramach umów na wykonanie zadań w projekcie;

a.       Czy monitorowanie prac obejmuje również monitorowanie usług gwarancyjnych realizowanych po zakończeniu projektu, czyli po wdrożeniu systemu?

Odpowiedź na pytanie nr 7:

Monitorowanie prac nie obejmuje usług gwarancyjnych realizowanych po zakończeniu projektu.

Pytanie nr 8

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Zamawiający oczekuje od Wykonawcy w pkt. j) koordynacja zadań realizowanych w ramach projektu tak aby wykluczyć konflikty pomiędzy poszczególnymi wykonawcami grup zadań;

a.       Jakie narzędzia przekaże Wykonawcy Zamawiający aby umożliwić Wykonawcy koordynację zadań realizowanych w ramach projektu w sposób wykluczający konflikty pomiędzy wykonawcami? (np. roześle do Wykonawców grup zadań list intencyjny, zmieni regulamin itp.)

Odpowiedź na pytanie nr 8:

Narzędzia do realizacji koordynacji zostaną uzgodnione z Inżynierem Kontraktu oraz przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy.

Pytanie nr 9

Rozdział VII Opis kryteriów oceny ofert i sposobu dokonywania ich oceny

Czy przez kryterium „Wykonanie specyfikacji technicznych sporządzanych zgodnie z zasadami neutralności technologicznej umożliwiających przeprowadzenie procedur zamówień publicznych dla sprzętu i oprogramowania objętego projektem”

a) Wykonawca oczekuje przedstawienia sposobu w jaki w jaki zostanie  wykonana specyfikacja techniczna?

Odpowiedź na pytanie nr 9:

Wykonawca oczekuje założenia czasowego (w ilości dni), jakiego potrzebuje Wykonawca na przygotowanie specyfikacji technicznych. Opis kryterium wyboru oferty jest przedstawiony w rozdziale VII SIWZ.

 

Pytanie nr 10

Rozdział VII Opis kryteriów oceny ofert i sposobu dokonywania ich oceny

Czy Zamawiający poprzez kryterium „Czas stawienia się w siedzibie Zamawiającego lub Partnera na jego wezwanie” oczekuje określnie liczby godzin jaka minie od momentu przyjęcia zgłoszenia do realizacji?

Odpowiedź na pytanie nr 10:

Czas stawiennictwa podany jest w dniach. Opis kryterium wyboru oferty jest przedstawiony w rozdziale VII SIWZ.

Pytanie nr 11

W zakresie pakietu 1: Proszę o potwierdzenie, że przedmiot zamówienia musi zostać opisany bez naruszania konkurencji, wskazywania nazw własnych, znaków towarowych itp.

Odpowiedź na pytanie nr 11:

Przedmiot zamówienia musi zostać opisany zgodnie z obowiązującymi przepisami PZP.

 

Pytanie nr 12

W zakresie pakietu  2: Ile spotkań przewiduje Zamawiający, z podziałem na wskazane lokalizacje –  Liczba spotkań jest niezbędna w celu przedstawienia rzetelnej wyceny pakietu.

Odpowiedź na pytanie nr 12:

Zamawiający wymaga spotkań Wykonawcy z Partnerami w ich lokalizacjach, w ilości niezbędnej do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

 

Pytanie nr 13

Proszę o potwierdzanie, ze Partnerami są wyłącznie:

-  Dolnośląskie Centrum Chorób Płuc we Wrocławiu

-  Specjalistyczny Szpital Ginekologiczno-Położniczy w Wałbrzychu

- Zakład Profilaktyki i Rehabilitacji w Janowicach Wielkich

Odpowiedź na pytanie nr 13:

Wykonawca będzie realizował zadania związane z umową dla 4 podmiotów (beneficjentów projektu):

-        4 Wojskowy Szpital Kliniczny z Polikliniką Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej we Wrocławiu;

-        Dolnośląskie Centrum Chorób Płuc we Wrocławiu;

-        Specjalistyczny Szpital Ginekologiczno-Położniczy im. E. Biernackiego w Wałbrzychu;

-        Zespół Profilaktyki i Rehabilitacji w Janowicach Wielkich.

 

Pytanie nr 14

Przedmiot umowy

Czy Zamawiający dopuszcza prowadzenie „konsultacji wdrożeniowych” w postaci telekonferencji.

Odpowiedź na pytanie nr 14:

Forma „konsultacji wdrożeniowych” jest kwestią indywidualnych uzgodnień oraz możliwości technicznych podmiotów biorących udział w projekcie.

 

Pytanie nr 15

Przedmiot umowy

Czy Zamawiający dopuszcza prowadzenie „konsultacji wstępnych” w postaci telekonferencji.

Odpowiedź na pytanie nr 15:

Forma  „konsultacji wstępnych” jest kwestią indywidualnych uzgodnień oraz możliwości technicznych podmiotów biorących udział w projekcie.

 

Pytanie nr 16

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Czy poprzez „doradztwo w zakresie wyboru systemów informatycznych wspomagających funkcjonowanie szpitali” Zamawiający oczekuje przedstawienie dostępnych na rynku rozwiązań w tym zakresie?

 

 

Odpowiedź na pytanie nr 16:

Zamawiający oczekuje przedstawienia dostępnych na rynku rozwiązań oraz rekomendacji przy wyborze systemu informatycznego, po zapoznaniu się ze specyfiką każdego podmiotu biorącego udział w projekcie.

 

Pytanie nr 17

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Czy Zamawiający poprzez „doradztwo w zakresie wyboru urządzeń IT niezbędnych do realizacji projektu” oczekuje przedstawienie dostępnych na rynku rozwiązań w tym zakresie?

Odpowiedź na pytanie nr 17:

Zamawiający oczekuje przedstawienia dostępnych na rynku rozwiązań oraz rekomendacji przy ich wyborze, po zapoznaniu się ze specyfiką każdego podmiotu biorącego udział w projekcie.

 

Pytanie nr 18

Rozdział V Określenie sposobu zamówienia

Czy rolą Wykonawcy jest przygotowanie wzoru umowy?

Odpowiedź na pytanie nr 18:

Wykonawca jest odpowiedzialny za przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia postępowań o zamówienia publiczne.

SIWZ (rozd. V, PAKIET 2)

Pytanie nr 19

pkt. a)

a)      Ile oraz jakiego rodzaju "harmonogram projektu" oraz "harmonogramy wdrożeń" zobowiązany jest przygotować Wykonawca?

b)      Czy "harmonogram projektu" ma mieć charakter harmonogramu ramowego, zawierający ? Prosimy o wskazanie wymaganych elementów harmonogramu oraz określenie jego szczegółowości - co jest niezbędne do oszacowania zakresu i wyceny prac,

c)       Czy "harmonogramy wdrożeń" mają mieć charakter harmonogramów określających formułę realizacji umowy (podział na zadania, kamienie milowe - np. związane z odbiorami czy płatnościami)? Prosimy o wskazanie wymaganych elementów harmonogramu wdrożenia oraz określenie jego szczegółowości - co jest niezbędne do oszacowania zakresu i wyceny prac,

Odpowiedź na pytanie nr 19:

Wykonawca jest zobligowany do przygotowania niezbędnych harmonogramów do należytej realizacji umowy oraz wdrożenia, zgodnie z najlepszą wiedzą Inżyniera Kontraktu. Zakresy i formy poszczególnych harmonogramów określi Wykonawca w zależności od celu sporządzenia poszczególnych dokumentów.

Pytanie nr 20

pkt. b)

a)      W jaki sposób Zamawiający rozumie określenie "Przeprowadzenie" postępowań? Co do zasady za przeprowadzenie postępowań odpowiada Zamawiający i jedynie on jest uprawniony do podejmowania określonych decyzji w tym zakresie.

b)      czy Zamawiający zamierza przekazać część uprawnień Wykonawcy (w jakim zakresie)?

c)       czy zakres prac Wykonawcy dotyczy do wsparcia Zmawiającego w zakresie organizacji postępowań (przygotowanie materiałów, przygotowanie informacji dotyczących miejsc i terminów, publikacja informacji związanych z postępowaniem (jeśli tak to GDZIE i czy Zamawiający przekaże w tym zakresie odpowiednie uprawnienia i narzędzia) itp.?

d)      czy zakres prac Wykonawcy dotyczy przygotowania propozycji odpowiedzi na pytania oferentów?

e)      czy wskazany powyżej zakres jest całością prac obejmujących "przeprowadzanie" postępowanie - jeśli nie prosimy o wskazanie pozostałych obowiązków.

Odpowiedź na pytanie nr 20:

Wykonawca ma przeprowadzić postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z opisem zawartym w SIWZ w pełnym zakresie.

Pytanie nr 21

pkt. c)

Czy zakres prac  związany z rozliczeniem inwestycji oraz dostaw obejmuje przygotowanie czy jedynie weryfikacje scenariuszy testowych (co do zasady scenariusze takie muszą uwzględniać specyfikę zastosowanego rozwiązania w związku z czym nie mogą być przygotowane bez udziału Wykonawcy/dostawcy systemu)?

Odpowiedź na pytanie nr 21:

Wykonawca we współpracy z podmiotami biorącymi udział w projekcie przygotuje scenariusze testowe oraz będzie nadzorował ich weryfikację.

 

Pytanie nr 22

pkt. d)

Prosimy o dookreślenie co najmniej zakresu (rodzaju) dokumentacji co do której przygotowania zobowiązany będzie Wykonawca w podanym okresie 5 lat. Użycie określenia "wszelkich dokumentóẃ jest niedopuszczalne i narusza przepisy PZP, ze względu na fakt braku możliwości rzetelnego oszacowania i wyceny prac przez Wykonawcę umowy.

Odpowiedź na pytanie nr 22:

Wykonawca jest zobligowany do posiadania doświadczenia w zakresie realizacji projektów współfinansowanych z Unii Europejskiej lub innych źródeł, co powoduje, że posiada wiedzę w zakresie sprawozdawczości oraz prowadzenia rozliczeń z instytucją finansującą. Zamawiający nie będzie wymagał innych dokumentów poza wskazanymi przez instytucję finansującą projekt.

 

Pytanie nr 23

§8, ust. 10 UMOWY

Prosimy o określenie maksymalnej liczby spotkań lub maksymalnej liczby roboczodni w ramach których Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć swoje usługi/prace "w innym miejscu na terenie Województwa dolnośląskiego". Brak podania liczby wyjazdów lub ilości roboczodni nie pozwala na rzetelne oszacowanie wartości prac, w szczególności kiedy żądania takie mogą być kierowane także przez Partnerów Projektu.

Odpowiedź na pytanie nr 23:

Zamawiający wymaga aby Wykonawca świadczył swoje usługi w lokalizacjach podmiotów biorących udział w projekcie, w ilości niezbędnej do należytego wykonania przedmiotu zamówienia.

 

 

 

 

 

ZMIANA TERMINU SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

 

Jednocześnie Zamawiający zmienia termin składania ofert z dnia 27.11.2014r., na dzień:

 

01.12.2014r.

Oferty prosimy złożyć do dnia 01.12.2014r. do godziny 10⁰⁰ w budynku Wydziału Administracji Ogólnej pok. nr 18 - kancelaria.

Otwarcie ofert odbędzie się 01.12.2014r. o godzinie 11⁰⁰ na zasadach określonych w SIWZ.

Pozostałe terminy zawarte w SIWZ i ogłoszeniu z dnia 18.11.2014r. stosuje się odpowiednio.