A A A

ZAPYTANIE OFERTOWE

O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ 30 000 EURO

 

Zamawiający:

4 Wojskowy Szpital Kliniczny z Polikliniką SP ZOZ

ul. Rudolfa Weigla 5,

50-981 Wrocław

Menadżer Projektu (ekspert zewnętrzny) – „E-Zdrowie - poprawa e-dojrzałości e-usług publicznych w 4 Wojskowym Szpitalu Klinicznym z Polikliniką SP ZOZ we Wrocławiu ETAP III".

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.1.      Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Menadżera Projektu-eksperta zewnętrznego do Projektu pn. „E-Zdrowie - poprawa e-dojrzałości e-usług publicznych w 4 Wojskowym Szpitalu Klinicznym z Polikliniką SP ZOZ we Wrocławiu ETAP III"  

Projekt realizowany w ramach Osi Priorytetowej nr 2 „Technologie informacyjno-komunikacyjne" Działania nr 2.1 „E-usługi publiczne"

Celem proj. jest wdrożenie e-usług świadczonych mieszkańcom w regionie działania Szpitala tj. głównie dla mieszkańców Wrocławia i województwa dolnośląskiego. Świadczenie e-usług wymaga udostępniania i wymiany EDM. W zakresie projektu ujęto wdrożenie EDM zgodnie z ustawą z dnia 28 kwietnia 2011r. o systemie informacji w ochronie zdrowia oraz zakup infrastruktury i oprogramowania niezbędnych do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej. Projekt zakłada stworzenie możliwości udostępniania informacji o zdarzeniach medycznych do platformy krajowej (P1) Wdrażanie projektu obejmuje następujące zadania: - Zakup infrastruktury i oprogramowania niezbędnych do prowadzenia dokumentacji medycznej w formie elektronicznej i uruchomienia e-usług: e-Dokumentacja, e-Korespondencja, e-Ankieta, e-Załącznik, e-Deklaracja POZ, e-Konsultacja, e-Wyniki.

Całkowita wartość Projektu wynosi 4 053 834,00 zł, w tym dofinansowanie w wysokości 3 431 830,73 zł.  W ramach budżetu projektu znajdują się również wydatki niekwalifikowalne oraz pomoc de minimis.

W okresie wymaganej trwałości zachowana zostanie trwałość Projektu. Zamawiający posiada zdolność organizacyjną i finansową do utrzymania Projektu.

Czas trwania Projektu – od podpisania umowy - luty 2019 r. do sierpień  2020 (przewidywany termin zakończenia zgodnie z zaakceptowanym wnioskiem o dofinansowanie – sierpień 2020r.) Postępowanie obejmuje wykonywanie usług w ramach okresu kwalifikowalności wydatków przewidzianego w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie.

Do zadań Menadżera Projektu należeć będzie:

W szczególności:

1. sprawowanie ogólnego nadzoru nad realizacją projektu,
2. dostępność w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca powinien być dostępny w siedzibie Zamawiającego minimum 32 godzin w miesiącu.
3. weryfikacja zgodności prowadzonych działań z umową o dofinansowanie oraz zasadami realizacji projektów współfinansowanych w ramach Osi Priorytetowej nr 2 „Technologie informacyjno-komunikacyjne"3 Działania nr 2.1 „E-usługi publiczne" Poddziałania nr 2.1.1„E-usługi publiczne - konkursy horyzontalne" Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego 2014-2020 w tym Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego na lata 2014-2020 oraz innymi wytycznymi szczegółowymi do realizacji Projektu.
4. nadzorowanie realizacji zaplanowanych działań, stopnia osiągnięcia celów i terminów realizacji, w okresie objętym umową,
5. wprowadzanie zmian do harmonogramu Projektu,
6. nadzorowanie finansowej realizacji Projektu, wykorzystania zaangażowanych środków finansowych, kwalifikowalności wydatków,
7. odpowiedzialność za osiągnięcie zaplanowanych produktów i rezultatów w okresie obowiązywania umowy,
8. odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem oraz podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości,
9. odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie Projektu,
10. przygotowywanie wniosków o płatność, raportów okresowych, raportu końcowego,
11. opracowywanie treści merytorycznej opisów faktur lub innych dokumentów księgowych, celem spełnia wymogów określonych przez IZ warunkujących rozliczenie wydatków w ramach wniosków o płatność. Opis wysyłany będzie przez Wykonawcę pocztą e-mail na adres wskazany w §11 ust. 4 umowy, w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania przez Wykonawcę zatwierdzonego przez Zamawiającego pod względem merytorycznym skanu dokumentu księgowego.
12. informowanie Zamawiającego o aktualnym stanie wdrażania Projektu, a także o wszystkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg,
13. utrzymywanie stałych i bieżących kontaktów oraz zapewnienie przepływu informacji między Zamawiającym a Instytucją Zarządzającą (IZ),
14. bieżąca kontrola zgodności trybu i zakresu inwestycji z wytycznymi IZ oraz pozostałymi dokumentami, sporządzanie wniosków o płatność i wymaganych przez  IZ sprawozdań o postępie rzeczowo-finansowym oraz zgodnie z obowiązującymi regulacjami, w systemie przeznaczonym  do składania wniosków o płatność IZ w formie elektronicznej oraz jeśli wystąpi taka potrzeba w formie papierowej, tożsamej z wersją elektroniczną, wraz z obowiązującymi załącznikami,
15. wnioskowanie do IZ o zgodę na wprowadzanie zmian w Projekcie inicjowanych przez Zamawiającego lub inicjowanych przez Wykonawcę i zaakceptowanych przez Zamawiającego,
16. wykonywanie innych zadań i czynności zleconych przez Zamawiającego związanych                            z Projektem, przez   co   Zamawiający   rozumie   między   innymi   analizę   ryzyka   i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości,
17. udział w kontrolach prowadzonych przez organy wewnętrzne Zamawiającego oraz uprawnione instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji Projektu (w szczególności przez IZ).
18. wykonywanie innych zadań niezbędnych dla poprawnej realizacji projektu.

Usługa będzie świadczona osobiście przez Wykonawcę w miejscu i czasie uzgodnionym pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w tym korespondencyjnie i telefonicznie.

1.2.      Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.

1.3.      Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych.

1.4.      Zamawiający nie przewiduje udziału podwykonawców przy realizacji przedmiotowego zamówienia.

Kod przedmiotu zamówienia w oparciu o Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

- 79000000-4 - Usługi związane z zarządzaniem

II.  GŁÓWNE WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIANIA

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego może wziąć udział Wykonawca spełniający następujące warunki:

1. Posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej (certyfikaty), o ile wynika to z odrębnych przepisów.

2. W okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał minimum dwie usługi polegające na zarządzaniu, realizacji, rozliczaniu i kierowaniu projektami współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej o podobnym charakterze do przedmiotu zamówienia (w tym minimum jedną dla projektu którego przedmiotem były e-usługi), wykonanymi na potrzeby podmiotu leczniczego prowadzącego działalność leczniczą (szpitala), które zostały prawidłowo zakończone.

3. Wykonawca powinien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej dwiema osobami, które posiadają wykształcenie wyższe, doświadczenie zawodowe w zarządzaniu, realizacji, rozliczaniu i kierowaniu minimum dwoma projektami współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej o podobnym charakterze do przedmiotu zamówienia (w tym minimum jedną dla projektu którego przedmiotem były e-usługi), wykonanymi na potrzeby podmiotu leczniczego prowadzącego działalność leczniczą (szpitala), które zostały prawidłowo zakończone i będą uczestniczyć w wykonaniu przedmiotu zamówienia.  

4. Posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich ryzyk związanych z wykonywaniem prac na sumę nie niższą niż 700 000,00  zł.

Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu będzie dokonana na zasadzie spełnia/nie spełnia na podstawie oświadczenia Wykonawcy oraz załączników: Wykaz usług (załącznik nr 3 do zapytania) wraz z kopiami referencji ze zrealizowanych projektów lub bezusterkowych protokołów odbioru usługi i Wykaz osób (załącznik nr 4 do zapytania).

Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców, którzy nie wykażą spełniania wszystkich warunków w postępowaniu.

III.       KRYTERIA OCENY OFERT:

Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria oceny ofert:

Kryteria:

1) cena brutto - waga 80 pkt.

2) doświadczenie w kierowaniu/zarządzaniu projektami współfinansowanymi ze środków UE o podobnym charakterze do przedmiotu zamówienia - waga 10 pkt.

3) dostępność w siedzibie Zamawiającego – waga 10 pkt.

Ocena ofert zostanie przeprowadzona na podstawie przedstawionych wyżej kryteriów oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo, w następujący sposób:

S = A+B+C, gdzie:

S - suma uzyskanych punktów

1. punkty z kryterium 1)
2. punkty z kryterium 2)
3. punkty z kryterium 3)

Kryterium 1 – Cena brutto

C = (Cmin/Cof) x 80 pkt, gdzie:

C – Ilość przyznanych punktów

Cmin – najniższe wynagrodzenie wśród składanych ofert

Cof – wartość danej oferty

Kryterium 2 Doświadczenie w zarządzaniu, realizacji, rozliczaniu i kierowaniu projektami współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej, które zostały prawidłowo zakończone na przestrzeni ostatnich trzech lat:

5 pkt. za 2 projekty

10 pkt. za 3 projekty i więcej

Kryterium 3 Dostępność w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca powinien być dostępny w siedzibie Zamawiającego minimum 32 godzin w miesiącu. Wykonawca otrzyma 1 pkt. za każdą dodatkową godzinę, nie więcej niż 10 pkt. łącznie.

Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i która uzyska najwyższą ilość punktów, w oparciu o ustalone wyżej kryteria i podpisze umowę z wybranym Wykonawcą.

IV. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY:

1) Cena winna zawierać wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytego wykonania przedmiotu zamówienia w tym koszty podatku VAT.

2) Wykonawca zobowiązany jest do podania  całkowitej  ceny  zamówienia,  wyliczonej  do dwóch miejsc po przecinku, wyrażonej cyfrowo i słownie w złotych polskich.

V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:

Wykonawca    zobowiązany  jest      do        wykonania      przedmiotu     zamówienia    w terminie: od maja 2018 do całkowitego rozliczenia projektu.

VI. WARUNKI ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA. 

Zamawiający przewiduje zmiany umowy, które mogą wystąpić wyłącznie w następujących sytuacjach:

1. Zmiana postanowień niniejszej umowy jest dopuszczalna, jeżeli:

a) w trakcie obowiązywania umowy nastąpią zmiany stawki podatku od towarów i usług: kwota brutto określona w umowie nie ulegnie zmianie, strony odpowiednio skorygują kwotę netto oraz kwotę podatku od towarów i usług,

b) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w szczególności Instytucją Zarządzającą lub Pośredniczącą, a także innymi instytucjami, które na podstawie przepisów prawa mogą wpływać na realizację zamówienia,

c) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych wydanych przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej, w szczególności w zakresie sprawozdawczości,

d) wystąpią okoliczności mające wpływ na realizację umowy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a zrealizowanie założonego pierwotnie celu umowy byłoby bez tych zmian niemożliwe lub znacznie utrudnione,

2. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy jest dopuszczalna w przypadku:

a) gdy wykonanie zamówienia w określonym pierwotnie terminie nie leży w interesie Zamawiającego,

b) działania siły wyższej, uniemożliwiającego wykonanie zamówienia w określonym pierwotnie terminie,

c) w przypadku wystąpienia obiektywnych czynników niezależnych od Wykonawcy i Zamawiającego.

VII. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT WRAZ Z NIEZBĘDNYMI ZAŁĄCZNIKAMI:

Wymagania dotyczące oferty:

a) ofertę należy złożyć w formie pisemnej w języku polskim, z wykorzystaniem formularza ofertowego, (osobiście, pisemnie – listem poleconym, w siedzibie Zamawiającego, do dnia 2019-05-17 do godz. 12:00).

Adres:

4 Wojskowy Szpital Kliniczny z Polikliniką SP ZOZ,

ul. Weigla 5,

50-981 Wrocław,

Budynek 37 - Kancelaria.

Decyduje data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego.

b) zaleca się, aby pierwszą stronę oferty stanowił formularz oferty,

c) wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę; poprawki cyfr i liczb należy pisać wyrazami,

d) całość tworząca ofertę winna być spięta lub zszyta w sposób zapobiegający jej dekompletacji; zaleca się, aby wszystkie strony oferty zostały ponumerowane przez Wykonawcę (dotyczy tylko zapisanych stron oferty),

e) ofertę należy spakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: Zapytanie ofertowe pn.: Menadżer Projektu dla projektu E-Zdrowie - poprawa e-dojrzałości e-usług publicznych w 4 Wojskowym Szpitalu Klinicznym z Polikliniką SP ZOZ we Wrocławiu" (z dopiskiem „NIE OTWIERAĆ W KANCELARII PRZED 2019-05-17 godz. 12:00”)

f) Wymagane załączniki:

- Formularz ofertowy (załącznik nr 1);

- Wzór umowy (załącznik nr 2);

- Wykaz usług i osób (załącznik nr 3 i 4);

VIII. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA:

1. Zamawiający po wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomi o tym fakcie Wykonawców i umieszczając informację o wyniku postępowania na stronie 4WSzK z P SPZOZ
2. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych, bez obowiązku przeprowadzania ich ponownej oceny.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z potencjalną osobą Wykonawcy w przypadku, gdy oceniani Wykonawcy otrzymali taką samą liczbę punktów.
4. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

UWAGA

Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia niniejszego postępowania w każdym momencie bez podania przyczyny.

Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest:

Magdalena Kałuska – tel. 261.660.779, e-mail: oferty@4wsk.pl